Un sistema de gestión de contenidos (Content Management System, CMS) es una herramienta que permite crear una estructura de soporte para la creación y administración de contenidos, principalmente en páginas web, por parte de los participantes.
Un sitio web debe ser algo vivo, las noticias empresariales o sectoriales deben poder incluirse con sencillez y de forma inmediata por personal no especializado en programación que forme parte de la empresa. Los cambios en tarifas, productos, servicios tienen que tener la misma solución inmediata.
En el caso de las páginas web, las herramientas de gestión de contenidos permiten crear una estructura de soporte para la creación y administración de sus contenidos. Fundamentalmente consiste en una interfaz que controla una o varias bases de datos donde se alojan los contenidos que queremos gestionar. El sistema permite manejar de manera independiente el contenido del diseño de las páginas web. Así, es posible manejar el contenido y darle en cualquier momento un diseño distinto al sitio sin tener que darle formato al contenido de nuevo, además de permitir la fácil y controlada publicación en el sitio a varios editores.
Por otra parte, la Gestión de contenidos es la clave del éxito en el posicionamiento en buscadores.
Las herramientas de Gestión de Contenidos nos permiten mejorar en nuestros procesos evitando situaciones como:
Ineficiencia y costes asociados
Dispersión de la información: Existen multitud de repositorios de contenidos dispersos por toda la organización con contenidos duplicados y contradictorios.
Duplicación de archivos: El coste de almacenar información ha disminuido notablemente, siguen existiendo costes de almacenamiento asociados.
Dificultad en localizar la información: Costes de tiempo asociados a la búsqueda de los contenidos derivados de la dispersión, ausencia de control de versiones, autores.
Cuellos de botella en la publicación: Dentro del entorno web, se hace complicado el proceso de publicación, ya que pasa por departamento técnico, o responsables de publicación y mantenimiento en el web.
Inconsistencia en la comunicación
Las empresas en su relación diaria con sus clientes, proveedores y personal generan multitud de contenidos que ofrecen por diversos canales: papel impreso, web, dispositivos inalámbricos.
Uno de los problemas principales que se encuentran es la inconsistencia entre sus contenidos basados en papel impreso y los contenidos entregados vía digital: web, correo electrónico, catálogos electrónicos: Los mensajes que se presentan varían en tono y apariencia según el canal de contacto.
A través de los Content Management Systems (CMS) logramos:
- Centralizar la gestión de todos los contenidos de la empresa en un solo repositorio (Almacenamiento inteligente)
- Separar el contenido de la presentación agilizando los tiempos de publicación.
- Workflows de publicación flexibles, ágiles y fuertes
- Compartir y reutilizar contenidos tanto propios como de nuestros partners así como la presentación de información personalizada a nuestros clientes
- Entrega sincronizada de la información a través de canales diversos. La información presentada en canales tradicionales es congruente con la entregada a través de la web y aplicaciones móviles (PDAs, Teléfonos móviles).
- Ahorro de costes de mailing e impresión